Excel Payroll – โปรแกรมเงินเดือน

ความเป็นมา ของ Excel ตัวนี้

Excel Payroll ช่วยคำนวน ค่าจ้างเงินเดือน ตัวนี้ ถูกสร้างขึ้น โดย นายกอสิน ศุภฤทธิธำรง ฝ่ายบุคคล ของ OF Messenger
เริ่มต้นใช้งาน ครั้งแรกในปี 2552 ในการคำนวนค่าจ้างเงินเดือน ของพนักงาน Messenger และ Back Office

โดย Excel โปรแกรมคำนวนเงินเดือน ตัวนี้ได้ถูกพัฒนาและใช้งานอย่างจริงจัง อย่างต่อเนื่อง
ตามการขยายตัวของบริการ OF Messenger ตั้งแต่ปี 2552 ถึง 2560

จนทำให้ความสามารถ ของ Excel Payroll โปรแกรมคำนวนเงินเดือนค่าจ้าง ตัวนี้
สามารถครอบคลุม การทำงานค่าจ้างเงินเดือน ของฝ่าย HR ได้แทบทั้งหมด
และรองรับ การคำนวนค่าจ้าง ให้แก่พนักงานได้ กว่า 700คน ในปี 2560

แต่เนื่องจาก ข้อมูลที่มากขึ้น และข้อจำกัด ของความเร็วประมวลผล ของ โปรแกรม Excel
ทำให้การออกรายงาน ช่วงหลังๆ ใช้เวลารอประมวลนาน กว่า10นาที
ทีมผู้บริหาร จึงตัดสินใจ ทำระบบ [Payroll Web Programing] ตัวใหม่ มาทดแทน Excel Payroll ตัวเดิม
เพื่อรองรับ งานเงินเดือน ค่าจ้าง ของ OF Messenger ในอนาคต ที่กำลังขยายตัว

ทั้งนี้ ผู้บริหาร เห็นว่า Excel Payroll ตัวนี้ สามารถรองรับการจ่ายค่าจ้างพนักงาน ระดับ 700คน ของเราได้
ถ้าเราแจกจ่าย ให้บริษัทอื่นได้ใช้ ก็น่าจะมีประโยชน์กับพวกเค้า
โดยเฉพาะกลุ่ม SME ที่ไม่อยากมีค่าใช้จ่าย ในการซื้อ หรือเช่า โปรแกรม Payroll ตามท้องตลาด

ผู้บริหารจึงได้ อนุญาติให้ทีมงาน Teambase.me นำมา แจก ให้ใช้ฟรี
โดยไม่มีค่าใช้จ่าย

ความสามารถ ของ Excel Payroll ตัวนี้

มีความสามารถ ดังต่อไปนี้

  • มีระบบ บันทีก ประวัติพนักงาน ได้
  • มีระบบ กำหนด ฐานเงินเดือนประจำ และรองรับการเปลี่ยนแปลง ฐานเงินนเดือน ระหว่างเดือนได้
    (เปลี่ยนฐานเงินเดือน ระหว่างเดือน ระบบก็คิดคำนวนค่าจ้าง จากทั้งฐานเงินเดือน เก่า และ ใหม่ ในเดือนเดียวกันได้)
  • มีระบบ ให้รายได้พิเศษ แบบแยกประเภท
    (ให้ OT, Commission และ รายได้อื่นๆ พิเศษ นอกเหนือจากค่าจ้างประจำ ได้)
  • มีระบบ ปรับเงิน พนักงาน
    (หักค่าจ้าง จากการกระทำผิดต่างได้)
  • มีระบบ เบิกเงินฉุกเฉิน และ การเบิกกลางเดือน
  • มีระบบ หัก ภาษี ณ ที่จ่าย ภงด1 และออกเอกสาร นำส่ง ภงด1
    (พิมพ์ เอกสารหัก ณ ที่จ่าย พนักงาน ส่งสรรพากร)
  • มีระบบ หัก ประกันสังคม และออกเอกสาร นำส่ง ประกันสังคม
    (พิมพ์ เอกสารส่งประกันสังคม ได้)
  • มีระบ สั่งระงับเงินเดือน
    (แยกค่าจ้าง ของพนักงานที่มีปัญหา ออกมาได้)
  • สามารถเปลี่ยนกรอบ การคำนวนเงินเดือน (เริ่มวันที่ ถึงวันที่)
  • ออก รายงาน แสดงรายชื่อ พนักงานปัจจุบัน ประจำวัน
    ได้แบบทั้งบริษัท และแบบรายทีม
    (ตอบคำถาม : วันนี้ เรามีพนักงาน กี่คนชื่ออะไรบ้าง?)
  • ออก รายงานสรุป รายชื่อพนักงาน ทั้งแบบ Payroll, แบบจ่ายเงินสด และแบบรวมทั้ง2แบบ
    (แยกรายงาน รายชื่อ กลุ่มคนที่รับเงินเดือนปกติ กับกลุ่มคนที่มีปัญหา ออกจากกัน)
  • ออก Slip เงินเดือน ได้
  • ออก รายงานสรุปการจ่ายค่าจ้าง ทั้งหมดประจำเดือน ทั้งระบบได้
    (มีรายงานสรุป ส่งให้ฝ่ายบัญชี ได้)

โครงสร้างของ Excel Payroll

Sheet ใน Excel Payroll จะแบ่งเป็น 2 ส่วน หลัก คือ

  1. Sheet สีเหลือง : จะเป็น Sheet ที่เอาไว้ใส่ “ข้อมูล” (Data) ที่จะเอาไปใช้ประมวลผล
  2. Sheet สีอื่นๆ : จะเป็น Sheet ที่เอาไว้แสดงรายงาน (Report) และออกเอกสาร ในงานเงินเดือนค่าจ้างต่างๆ

วิธี ดาวน์โหลด Excel Payroll

  1.  Dowload File “Excel Payroll” โดย Click!!!… ที่นี่
  2. กรอก Email ที่จะใช้ File Update ไปให้ ในกรณีที่มีการ แก้ไข/ปรับปรุง
  3. กด Sumbit
  4. ไป กด Link Download Excel ได้ใน Email ของท่าน

วิธีใช้งาน Sheet สีเหลือง

ชื่อและวิธีใช้ Shee สีเหลือง ดังต่อไปนี้

  • Index
    เอาไว้ใส่ ข้อมูลสำคัญของบริษัท และ ค่าSetting ต่างๆ
    โดย ข้อมูลสำคัญ ที่จะต้องใส่ จะอยู่ ทางซ้ายมือ ในช่อง สีเหลือง เป็นสำคัญ
    ส่วน ข้อมูล Setting อื่นๆ จะอยู่ในส่วนด้านขวา ของ Sheet (ส่วนที่เป็นสีขาว แก้ไขได้)
    โดย ช่อง B2 และ B3 เป็นช่องที่สำคัญมากๆ เพราะเป็นช่อง ที่กำหนดว่า Excel จะคำนวนค่าจ้าง ในกรอบ ตั้งแต่วันไหน ถึงวันไหน
  • Em
    เอาไว้ใส่ ข้อมูล ของพนักงาน
    ใส่ข้อมูลเฉพาะในส่วนสีขาว
  • Depart
    เอาไว้ใส่ข้อมูล บอก กรอบช่วงเวลา ในการให้เงินเดือน (ค่าจ้างประจำ) ของพนักงาน ในแต่ละช่วง เช่น
    ตัวอย่างที่1 : นายสมชาย เริ่มให้เงินเดือน 20,000บาท/เดือน ตั้งแต่ วันที่ 1 มีนาคม 2560 เป็นต้นไป
    ตัวอย่างที่2 : นายสมบัติ เริ่มให้เงินเดือน 15,000บาท/เดือน ตั้งแต่ 5 มีนาคม 2560 ไปจนถึง 20 มีนาคม 2560 แล้ว ตั้งแต่ 21 มีนาคม 2560 ให้ปรับเงินเดือนเป็น 17,000บาท/เดือน
    ตัวอย่างที่3 : นายสมบูรณ์ เริ่มให้เงินเดือน 18,000บาท/เดือน ตั้งแต่ 10 มีนาคม 2560 จนถึง 28 เมษายน 2560  แล้วหลังจากนั้น ไม่ต้องให้ เพราะเค้าลาออก
  • Extra
    เอาไว้ใส่ข้อมูล ค่าจ้างพิเศษ ที่ให้นอกเหนือ จากเงินเดือน(ค่าจ้างประจำ)
    เช่น โบนัส, OT เป็นต้น
  • Deduct
    เอาไว้ใส่ข้อมูล รายการ หัก
    เช่น ปรับกระทำผิด, ปรับมาสาย, หักภาษี, หักเบิกล่วงหน้า เป็นต้น
  • CashOrder
    เอาไว้ ระบุว่า มีพนักงานคนที่จะแยก การจ่ายค่าจ้างออกมา จากยอด Payroll (ยอดจ่ายหลัก)
    เพื่อเอาไปจ่ายนอกรอบ เช่น กรณี พนักงานเอาเงินของบริษัทไป แล้วติดต่อไม่ได้ เราจะแยกเงินเดือนเค้าออกมา จากคนอื่นๆ ที่จะได้ค่าจ้างกันตอนสิ้นเดือน เพื่อเก็บเงินของพนักงานที่มีปัญหาไว้ก่อน แล้วค่อยจ่ายนอกรอบกันทีหลัง

วิธีใช้งาน Sheet สีอื่นๆ

Sheet สีอื่นๆ (ที่ไม่ใช่สีเหลือง) เป็น Sheet แสดงรายงาน ที่ได้จาก การประมวลผลข้อมูล ที่เราใส่ Sheet สีเหลือง

โดย สิ่งสำคัญ ในการใส่ข้อมูลใน Sheet สีอื่นๆ คือ

  • ใส่ข้อมูลเฉพาะ ในส่วนสีเหลือง เท่านั้น
  • อย่าใส่ ข้อมูล ในส่วน สีอื่นๆ
    เพราะอาจจะทำให้สูตรที่ผูกไว้ล้ม และ excel จะคำนวนผิด

ชื่อและวิธีใช้ Shee สีอื่นๆ ดังต่อไปนี้

  • Salary
    เอาไว้แสดง รายงาน รายละเอียดค่าจ้าง ของพนักงานทุกคน ทั้งระบบ แบ่งตามช่วงเวลาของเงินเดือนประจำ (แบ่งตามช่วงเวลา ตาม Sheet Depat)
  • TeamSalary
    เอาไว้แสดง รายงาน รายละเอียดค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคน ในทีมที่ต้องการจะดู
    โดย เมื่อต้องการดู รายงานของทีมใด ให้เลือก ในช่องสีเหลือง F5
  • DaycheckAll
    เอาไว้แสดงรายชื่อ ของพนักงานที่ Active (เป็นพนักงานที่ ยังอยู่ในวันนั้นๆ)
    โดย ให้ระบุวันที่ต้องการดู ในช่องสีเหลือง J3
  • DailyTeam
    เอาไว้แสดงรายชื่อ ของพนักงาน ในทีม ที่ Active (เป็นพนักงานที่ ยังอยู่ในวันตาม Sheet DaycheckAll) โดย ให้ชื่อทีม ที่ต้องการจะดู ในช่องสีเหลือง H3
  • Summary
    เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้างสรุป ตามกรอบวัน ที่ระบุใน Sheet Index B2 และ  B3
  • Payroll
    เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคนที่ได้ค่าจ้าง ตามรอบปกติ
  • Cash
    เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคนที่ ถูกแยกรอบจ่ายค่าจ้างออกมา อันเนื่องจาก ไม่มีเลข BookBank, โดนสั่งให้จ่าย ค่าจ้างแยกรอบ ตามที่ระบุ ใน Sheet CashOrder
  • NetIncome
    เอาไว้แสดง รายงานค่าจ้าง ของพนักงานแต่ละคนที่ได้ค่าจ้าง ทั้งระบบ
    แสดงทั้งส่วน Payroll และ ส่วน Cash
  • Slip
    เอาไว้พิมพ์ Slip เงินเดือน
    โดย เมื่อใส่ลำดับตัวเลข ลงไปในช่องสีเหลือง C5
    แล้ว Sheet จะไปดึงข้อมูล ของค่าจ้างพนักงาน ลำดับตาม Sheet Salary มาแสดงให้ และสั่ง Print ได้เลย
  • DeductReport รายงานหัก
    เอาไว้แสดง รายงาน รายการหัก ทั้งหมด โดยสามารถเลือกดู ได้ตามประเภท ของการหัก
  • SoData
    เอาไว้แสดง รายงาน รายชื่อพนักงาน ที่ถูกหักประกันสังคม ในกรอบวันที่ ที่ระบุ ตาม Sheet Index
  • SoForm1
    เอาไว้ออก หน้าปก ของเอกสารส่งประกันสังคม สปส1-10
  • SoForm2
    เอาไว้ออก หน้าใน ของเอกสารส่งประกันสังคม สปส1-10
    โดย เมื่อเปลี่ยนช่องสีเหลือง ที่ช่อง Y3 จะเป็นการเปลี่ยนหน้าเอกสาร และสามารถสั่ง Print ได้เลย
  • TaxData
    เอาไว้แสดง รายงาน รายชื่อพนักงาน ที่ถูกหัก ภงด1 ในกรอบวันที่ ที่ระบุ ตาม Sheet Index
  • TaxForm1
    เอาไว้ออก หน้าปก ของเอกสารส่งภาษี ภงด1
  • TaxForm2
    เอาไว้ออก หน้าใน ของเอกสารส่งภาษี ภงด1
    โดย เมื่อเปลี่ยนช่องสีเหลือง ที่ช่อง CR14 จะเป็นการเปลี่ยนหน้าเอกสาร และสามารถสั่ง Print ได้เลย
  • TaxFormat
    เอาไว้ Copy ไปแปะใน Excel Template เผื่อจะ Upload ส่ง ภาษี ภงด1 ผ่านระบบ Online ของสรรพากร

คำถามที่ พบบ่อย

6) ไม่ได้รับ Email หลังจากกรอกแบบฟอร์มขอ Excel

โปรดตรวจสอบ ตามลำดับ ดังต่อไป

  1. Email จะส่งถึงท่าน ภายใน 10นาที
  2. Email อาจจะถูกระบบ Email ของท่าน เอาไปเก็บไว้ในถัง Spam, Junk, Promotion หรือ Update Email
    โปรดตรวจ ถังดังกล่าว เพื่อความมั่นใจ
  3. ท่านอาจจะ ใส่ Email ตอนกรอกแบบฟอร์ม ผิดพลาด
    โดยเฉพาะ โปรดระวัง การใส่ สระภาษาไทย ไว้ข้างหน้า Email เป็นพิเศษ
    clickที่นี่ เพื่อกรอกแบบฟอร์มใหม่